Всем под силу оставлять работу завершенной и чувствовать удовлетворенность, и всё, что требуется, знать ключи повышения собственной продуктивности.
Безусловно вам известны некоторые рекомендации. Уверена, вы изучили достаточно много материалов по теме личной эффективности и даже что-то используете. Мы все склонны пользоваться техниками, на освоение которых потратили собственные ресурсы. Вместе с тем на другой стороне медали лежит желание ограничиться ими, даже когда те перестают быть столь эффективными.
И поскольку мы обычно придерживаемся старых тактик, то перестаем искать новые, более лучшие. Мы их не модифицируем, ведь всё, что делали до этого, и "так сойдет".
Предполагаю, что вы хотите большего, чем просто "и так сойдет". Если вам действительно хочется ощущать, что день прошел не зря, что вы сделали всё возможное сегодня, попробуйте следующие 15 смарт-хаков для повышения продуктивности:
- Техника Pomodoro
Вы уже могли слышать об этой технике, но вопрос в том, как именно она влияет на продуктивность. Магия начинается после нескольких повторений. Как только этот "хак" перерастает в привычку, способность концентрироваться на задании в процессе определенного отрезка времени становится раз в 10 лучше. Техника создает условия, которые погружают вас в задание, именно поэтому она и является настолько эффективной. А если учитывать, что концентрация - это уже 50% продуктивности (другие 50% - собственно само начало работы), то освоение Pomodoro может стать крайне влиятельным хаком в вашем арсенале эффективности (Если чувствуете потребность и интерес к этой теме, то саму технику раскрою в отдельной статье) - Каждое утро записывайте 3 наиболее важных задания на день
Тревожность по поводу впустую проходящих дней - один из самых точных киллеров продуктивности. Дабы избежать её пагубного влияния, необходимо каждое утро уделять несколько минут расстановке приоритетов и определять ТОП-3 заданий дня. При этом будьте точны в своих словах и используйте конкретные формулировки. Например, "найти отель" - не подходит. Вместо этого напишите "просмотреть и сравнить цены отелей А, Б, В". Такая формулировка убережет вас от заманчивого Интернет-серфинга. - Установите конкретное время для проверки e-mail
Один из наиболее опасных пожирателей времени - проверка десятков писем. А всё начинается с одного e-mail уведомления, и прежде чем вы придете в себя, пройдет 20-30 минут. Чтобы этого избежать, необходимо определить 2 раза в день на проверку почты. Наиболее оптимальным является время перед обедом и перед окончанием рабочего дня. Таким образом вы не упустите ничего важного и не потратите время зря в течение дня. - Научитесь отказывать
Многие люди не умеют говорить "нет", но если вы действительно хотите "прокачать" свою продуктивность, вы должны перестать позволять другим "тотально заполнять эфир". На самом деле для большинства людей достаточно формулировки: "Сейчас я занят. Я дам вам знать, когда освобожусь". Но если это ваш босс, то сделайте следующее:
а) Выслушайте задание
б) Скажите: "Я с удовольствием выполню его, только прежде посмотрите на это"
в) Покажите ему свой список заданий
г) Скажите: "Какой пункт мне отложить, чтобы выделить время на новое?"
д) Подождите ответа
Эти действия очень близки к отказу, но что самое главное - сохраняют атмосферу профессионализма и ответственности. - Используйте правило 5 минут - если задача может быть выполнена в течение 5 минут, сделайте её.
Это неизбежно, что мелкие задач будут "всплывать" в течение рабочего дня, но не тратьте время на размышления о том, выполнять их или нет. Вместо этого спросите себя можете ли вы завершить их меньше, чем за 5 минут. Если ответ "да", сделайте это. Если ответ "нет", добавьте задачу в список дел (под ТОП-3 важными) и уделите ей время позже. - Используйте блокировщики рекламы
В Интернете так много увлекательно-развлекательных сайтов, которые катастрофически влияют на нашу продуктивность! Начните использовать блокировщики рекламы, чтобы была возможность работать без угрозы внезапно всплывающих уведомлений и баннеров. Просто спросите у Google лучший блокировщик рекламы для вашего браузера и установите его. - Слушайте музыку
Музыка - чудесный способ сохранять фокус и оставаться продуктивным. Поскольку мы имеем разные предпочтения, то есть смысл поэкспериментировать и подобрать именно те треки, которые вам подходят. Также можно использовать ресурсы, которые проигрывают общий фоновый шум. Например, ресурс Coffitivity ()симулирует шум в кафе, который, как показывают исследования (), повышает нашу продуктивность. - Используйте шаблоны (писем, презентаций, отчетов)
Шаблон - это документ по типу "пустографки" использующийся для всех заданий, которые каждый раз выполняются одинаково. Вы регулярно отправляете напоминая сотрудникам по e-mail? Так создайе для этого шаблон. То же самое относится и к презентациям или таблицам - найдите или создайте сами необходимый шаблон, и это сэкономит вам много времени. - "Пакетируйте" схожие задачи
Этот метод работает, поскольку вы сохраняете одинаковый настрой и уровень активности для всех включенных в "пакет" задач. Например, готовка еды может быть дополнена и мытьем посуды, чисткой плиты и т.д. А проверка почты - необходимыми звонками, отправкой шаблонных ответов и т.д. Всегда старайтесь объединять похожие задачи, когда планируете свой день. Это сделает поток вашей работы более плавных и менее энергозатратным. - Используйте матрицу приоритетов "важно/срочно" (матрица Эйзенхауера)
Часто ли вы после выполнения тонны задач осознаете, что по сути не сделали ничего значимого? Тогда вам следует попробовать этот инструмент.
Разделите все свои задачи по 4 категориям:
1) Важно/срочно (подготовка презентации на завтра)
2) Важно/не срочно (тренировка, работа над презентацией для встречи через неделю)
3) Не важно/срочно (ответы на смс, звонки)
4) Не важно/не срочно (Интернет-серфинг)
Важными являются те задачи, которые непосредственно влияют на ваш уровень жизни или долгосрочные цели, а срочными - которые требуют немедленных действий или имеют крайние сроки.
Идея этой техники в том, чтобы концентрироваться на 2 категории (важно/не срочно), потому что благодаря ей вы инвестируете в свой настоящий и долгосрочный успех и не позволяете себе погрузиться в 1 категорию (важно/срочно).
Это позволит вам концентрироваться только на самых важных задачах. А также сведет к минимуму вероятность нарастания "критических" задач и предотвратит "выгорание", которое является следствием попыток наверстать упущенное. - Начинайте день "тяжело" или "легко" (первостепенно выполняйте сложную задачу или легкую)
То, чем вы занимаетесь утром, формирует настрой на целый день. Тут возможны 2 варианта:
1) Выполнить наиболее сложную задачу, чтобы все остальное казалось простым
2) Сначала сделайте самую легкую задачу, чтобы создать некоторый импульс
Первый вариант сразу окупится воодушевлением, так как всё остальное в сравнении с этим будет "ни о чем". Но второй вариант поможет облегчить вам работу, снизив шансы прокрастинации. Какой выбор наиболее эффективен для вас? Предлагаю сначала попробовать оба и посмотреть, что сработает лучше. Все мы разные, поэтому экспериментировать здесь в самый раз. - Используйте правило "сказано-сделано" (как только возникает новая задача, назначьте время для ее обработки, а не откладывайте на потом)
Вы когда-нибудь говорили "Я вернусь к этому позже"? Скорее, да. А возвращались? Чаще нет. А потом возникала подобная задача и ещё одна, и ещё.
Такие ситуации повторяются, потому что мы не добавляем (читай - не записываем) задачи в список дел, а просто "забываем" о них. Такое происходит, как правило, с неважными задачами (купить хлеб, забрать посылку, убрать в гараже), но если вовремя не среагировать, то в итоге мы получаем огромную проблему в виде вороха просроченных дел. Избежать этого развития ситуации можно просто добавляя каждую новую задачу в список дел и не надо надеяться на свою память. Следующий пункт поможет вам в этом. - Всегда держите блокнот и ручку "под рукой"
Память, как известно, барышня ненадежная. Если вы стараетесь запомнить всё, что нужно сделать, то к концу дня подходите с целым списком незавершенных задач. Не стоит так рисковать, записывайте всё, что вам нужно запомнить. Держите блокнот и ручку на рабочем месте, но также не бойтесь использовать необходимые приложения на смартфоне. Чему доверить свою память - только ваш выбор. - Используйте менеджер паролей или синхронизируйте аккаунты
Если вы активно пользуетесь Интернетом, т вам необходимо запоминать много паролей для разных сайтов. И если вы действительно это делаете, то тратите свою психическую энергию на то, что может сделать за вас интернет-ресурс. Установите менеджер паролей, чтобы больше не тратить время и энергию на запоминание или поиск логина и пароля. Рекомендую ознакомиться с этой опцией подробнее - реально спасает во многих ситуациях и экономит время. - Работайте рядом с источником естественного освещения
Наиболее важный смарт-хак продуктивности звучит просто - работайте у источника естественного освещения (т.е. солнечным светом). Исследования показывают, что воздействие солнечного света улучшает сон, улучшая тем самым ваше самочувствие и, в свою очередь, уровень продуктивности. Поэтому, если можете, сядьте ближе к окну (идеально - с возможностью его открывать для проветривания). В результате вы получите преимущество в виде улучшения качества сна и повышения продуктивности.
Обязательно поделитесь этой статьей, если находите её полезной. Feel free, чтобы поделиться своими смарт-хаками по повышению продуктивности. Сделать это можно в комментариях.