Как научиться получать поддержку от топ-менеджеров

Часть 2, из серии «Какие навыки нужны эффективному руководителю?»

Продолжаем разговор об эффективных навыках руководителя, которые помогают избегать основных ошибок с самого начала своей управленческой карьеры.

Напомню, что в предыдущей статье перечислен список наиболее частых ошибок начинающих руководителей.

1. Умение делегировать полномочия.
2. Умение получать поддержку от топ-менеджеров компании.
3. Умение давать адекватную обратную связь подчиненным.
4. Умение принимать обратную связь от окружения (коллеги, руководители).
5. Демонстрация уверенности своему окружению и самому себе.
6. Навыки публичного выступления (совещание, конференция, собрание внутри отдела, презентация своего мнения и т.д.)

Далее, мы подробно рассмотрели ошибку № 1 –делегирование полномочий.

Переходим к следующей — умение получать поддержку от топ-менеджеров компании.

Что это такое и почему так важно уметь договариваться с командой топ-менеджеров?

В самом начале своей управленческой карьеры важно осознать, что с изменением вашей статусной роли должен измениться и ваш внутренний статусный настрой. Теперь вы «руководитель», и многие, кто раньше были для вас Руководством, теперь стали партнерами или руководителями равными по статусу. А это значит, что вам предстоит с ними много общаться.  Для вас дополнительная нагрузка будет заключаться в том, что вы теперь в новой роли и от вас будут ждать другой модели поведения.

Обращаю внимание, что навык договариваться, умение конструктивно вести переговоры, стратегия win-win становятся наиболее актуальными в этом момент. Теперь вашим «тылом» будут не только сотрудники вашего отдела, а и команда топ-менеджеров тоже может стать как вашим союзником, так и вашим противником. И какую роль выберут топы, зависит только от вас.

На практике часто слышу от руководителей-новичков про обстоятельства, двойные связи, фаворитизм и т.д. – это ошибочное мнение. Да, такие моменты есть, но вы можете и должны на них влиять как в ближайшем времени, так и в перспективе. Всегда закладывайте фундамент — стратегию win-win.

Безусловно, есть исключения из этого правила, иногда необходимо умело войти в конфликт и также грамотно из него выйти, сохраняя при этом свои позиции и авторитет среди топ-менеджеров. Такая стратегия в реальной жизни тоже используется, но это не тема сегодняшней статьи.

Итак, что нам важно для решения второй задачи — умение получать поддержку от топ-менеджеров компании.

Во-первых, научиться или улучшить навыки речевой презентации. Вам предстоит часто презентовать свое мнение на совещаниях, рабочих планерках, встречах «наверху» и т.д. Что презентуем? Работу своего отдела, свою работу, инновации и инициативы, выступаем в качестве спикера на различных мероприятиях, обосновываем позицию по какому-то вопросу, приводим аргументы и т.д.

Во-вторых, принять во внимание, что ваши коллеги топ-менеджеры, как правило, имеют блестящие навыки речевой презентации, и многолетнюю практику в их применении. А значит, ваша задача научиться договариваться с ними так, чтобы они вас услышали и поняли ваше сообщение именно таким, какой смысл в него вы вложили.

В-третьих, помнить, что один в поле не воин, и в любой момент ситуация может сложиться таким образом, что потребуется поддержка именно команды топов. Следовательно, необходим навыкбесконфликтного общения, включая умение бесконфликтным способом твердо отстаивать свою точку зрения и преподносить свою аргументированную базу.

В итоге все сводиться к речевым технологиям, навыкам эффективного общения с разной аудиторией.

Как бывает на практике?

При общении друг с другом, мы стараемся донести до собеседника свои мысли или просьбы. Но зачастую получаем такую обратную связь:

— собеседник не услышал главную мысль;

— собеседник понял сообщение совсем по-другому;

— собеседник мало что понял из сказанного.

В итоге в разговоре мы не достигаем желаемых целей, а наш собеседник обижается, саботирует просьбы или же делает совсем не то, о чем его просили.

Что можно предпринять?

1. Научиться говорить понятно на языке целевой аудитории, на языке конкретного человека, на языке обсуждаемой темы. То есть находить простые формулировки для каждого — коллег по работе, руководителей равных по статусу, вышестоящего руководства. При этом говорить так, чтобы смысл сказанного оставался запланированным. Собеседники должны услышать именно то, что вы хотите им сказать, — без иносказаний и недопонимания.
2. Когда к вам обращается собеседник: не нужно отвечать ему сразу. Сначала мысленно задайте себе вопрос: «Для чего он мне это сказал?» Не пропускайте этот важный шаг в диалоге — поиск главной мысли/тезиса в речи собеседника. Мысленно сформулировав ответ, задайте себе еще один вопрос: «Какова цель моего ответа? Почему я отвечаю именно так?» Только после этого можно говорить.
3. Когда вы обращаетесь к собеседнику, сначала задайте себе вопрос: «Что я хочу сейчас сказать? Для чего я говорю об этом?» В этом случае стоит придерживаться правила «одно сообщение — одна главная мысль». Если вы научитесь говорить в такой манере, это будет высший пилотаж. Важно помнить, что любое общение — это обмен не только информацией, но и эмоциональными состояниями. Отправляя вербальный посыл другому человеку, мы «провоцируем» его на эмоциональную реакцию. Любое слово может вызвать эмоции со знаком «плюс» или «минус».

В коучинге вышеописанная техника называется «Разумный диалог». Как работает эта техника?

Используя данную технику, вы концентрируетесь не на себе (своих мыслях, переживаниях, эмоциях), а на сообщении другого человека. Понимание главных мыслей его высказываний поможет объективно оценить содержание речи собеседника, понять истинную тему разговора, которая волнует его больше всего. В ходе освоения техники «Разумный диалог» налаживается обмен чистыми эмоциональными реакциями, и со временем любое общение начинает проходить позитивно.

Обратите внимание: чем успешнее вы овладеете этой техникой, тем более тезисной станет ваша речь. Из высказываний постепенно исчезнут фразы, описывающие чувства и переживания. Чтобы эмоциональная составляющая не пострадала, важно обращать внимание, в каком общении такой стиль речи будет подходящим, а с кем лучше оставаться в резонансном диалоге «по душам».

Например, в общении с близкими людьми нужны именно «задушевные» разговоры, с преобладанием чувств и минимальными вкраплениями данной техники. А вот общение в деловой сфере рекомендую формировать с ежедневным использованием техники «Разумный диалог».

Каковы результаты применения этой техники (по отзывам моих клиентов)?

• В ходе переговоров достигаются запланированные цели.
• Формируется конструктивное общение с людьми, которые «напрягают».
• Недоброжелатели начинают выражать явное одобрение и симпатию.
• Высказанная критика воспринимается без обид, а отклик на нее возвращается в виде благодарности за мудрую за подсказку.
• Становится легко договариваться с любым человеком по вопросам любой сложности.
• В спорных ситуациях сохраняются нейтральные или хорошие отношения с собеседником.
• Личная точка зрения оформляется правильно, становится услышанной и принятой.

 Алгоритм внедрения речевой техники «Разумный диалог»

1. Первая неделя. В разговоре, перед тем как ответить, мысленно задайте себе вопрос: «Для чего мне это сейчас говорят? С какой целью?» Каждый вечер записывайте в специальный блокнот, сколько раз в течение дня забыли задать себе эти вопросы. Статистика в начале и в конце недели сильно может отличаться.

 Пример из практики: «Конечно же, в первые дни я постоянно забывала про вопрос «зачем». Тогда я приклеила над столом цветной стикер с большим вопросительным знаком. Эта картинка-напоминание помогала мне держать фокус внимания на том, что я работаю над речью. К концу недели вопрос «зачем» стал неотъемлемой частью моей речи.»

1. Вторая неделя. На этой неделе в мысленный диалог добавьте новые вопросы: «Для чего я это сейчас скажу? С какой целью я отвечаю именно так?» А в блокноте также добавляется  столбец для пометок: сколько раз ответили сразу же, забыв задать себе второй вопрос.

Пример из практики: «На второй неделе процесс пошел намного быстрее. Появилось ощущение удовольствия от происходящего, и я старалась чаще общаться, чтобы дать себе больше возможностей для тренировки навыка осмысленного общения. В ответ я стала получать комплименты от своих собеседников о том, что мои высказывания в диалоге очень глубокие, вдумчивые, последовательные.»

1. Третья неделя. Следующий шаг освоения техники – это поиск в речи собеседника главной мысли. Как оказалось, людям в разговоре свойственно «скакать» с одной темы на другую. Понаблюдайте за своими собеседниками, очень часто многие могут начать с одной темы, а потом прихватить еще пару «для кучи». Такие прыжки в речи мешают достичь намеченной цели, поэтому необходимо усилием воли «держать себя в руках» и фокусироваться только на одной теме.

Отмечайте в своем блокноте свои речевые победы. Если получалось обсудить с собеседником только одну тему, то за каждую победу можете поощрить себя маленьким презентом.

1. Четвертая неделя. На этой неделе надо одновременно задействовать все освоенные приемы! Если вы действительно будете тренировать вышеописанные три шага, то ваша речь сильно изменится: вы начнете выражаться более тезисно, предложения станут краткими (5-7 слов). И самое главное — вас начнут понимать, как говорится, с полуслова. Из речи исчезнут долгие вступления, словесный «мусор» (так сказать, ну вот, на самом деле и т. п.) — все то, что раньше казалось проявлением индивидуальности и ярким украшением речи. Также обратите внимание, что речь станет более побудительной: на смену прилагательным, описывающим бурю чувств, придут глаголы активного действия. Для руководителя важно именно владеть побудительной речью.

Пример из практики: «На работе мне стало легче договариваться с коллегами, выступления на совещаниях стали основательнее, в диалогах я стала выдвигать весомые аргументы. Постепенно я получила неформальный статус «эксперта и интересного умного собеседника», что очень повысило мою самооценку и авторитет среди коллег по работе.»

 Описанная последовательность действий по освоению предложенной техники точно выполнять не обязательно. Вы можете действовать по своему усмотрению, составив собственный план внедрения этой привычки, например сразу взять три шага в работу. Помните, что главная цель освоения техники «Разумный диалог» — говорить так, чтобы ваша речь стала более тезисной, понятной и смысл вашего сообщения не искажался.

Это первый шаг к выстраиванию необходимых вам коммуникаций в команде топ-менеджеров и получению от них поддержки в рабочих ситуациях.

Далее, можно уже будет осваивать другие полезные техники —  как разумно возражать, как получать нужную вам реакцию от собеседника, как побуждать действию или бездействию и т.д. Вся эта большая работа направлена на главную цель – выстроить конструктивное сотрудничество в своем рабочем пространстве.